Yerinde (On-Site) Belge Tarama Nedir? Kurum İçi Arşiv Dijitalleştirme
Hassas evraklarınızı şirket binanızdan çıkarmadan, mobil endüstriyel tarayıcı parkurumuz ve uzman ekibimizle yerinde dijitalleştirme sürecinin tüm detayları.
Lisan Dokümantasyon
Yerinde Servis Büro Operasyonuİçindekiler
1. Yerinde Belge Tarama Nedir? 2. Yerinde Taramanın 5 Temel Avantajı 3. Hangi Sektörler İçin Zorunludur? 4. 4 Aşamalı Yerinde Tarama Döngüsü 5. Yerinde (On-Site) vs Merkezde (Off-Site) 6. Islak İmzalı NDA ve KVKK Güvencesi 7. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)Yerinde Keşif & Danışmanlık
Arşiv uzmanlarımız kurumunuza gelerek evrak durumunu yerinde analiz etsin, ücretsiz takvim ve bütçe planı çıkarsın.
Yerinde Keşif Randevusu Al
1. Yerinde (On-Site) Belge Tarama Nedir?
Yerinde belge tarama (On-Site Document Scanning); gizlilik derecesi yüksek, ticari sır veya kanunen kurum dışına çıkarılması yasak olan fiziksel belgelerin, arşiv tarama hizmeti veren firmanın donanım ve uzman personelini doğrudan müşterinin binasında kurarak sayısallaştırması operasyonudur.
Bu modelde Lisan Dokümantasyon; yüksek hızlı endüstriyel tarayıcılarını (Canon imageFORMULA, Kodak Alaris), güvenli mobil iş istasyonlarını ve kıdemli tarama operatörlerini kurumunuzun belirlediği arşiv veya toplantı odasına geçici bir "Mobil Sayısallaştırma Merkezi" olarak kurar. Evraklar bina kapısından tek bir adım dahi dışarı çıkmadan taranır, indekslenir ve dijital arşive teslim edilir.
2. Evrakları Kurum Dışına Çıkarmadan Taramanın 5 Temel Avantajı
1. Sıfır Nakliye ve Taşıma Riski
Fiziksel evrakların kutulanarak araçlarla taşınması esnasında oluşabilecek kaza, su baskını, çalınma veya kaybolma riskleri tamamen sıfıra iner. Belgeler daima şirketinizin kendi mülkünde kalır.
2. Operasyonu Anlık Denetleyebilme Yetkisi
Şirketinizin arşiv sorumlusu veya denetçileri, operatörlerin ayıklama ve tarama adımlarını diledikleri an canlı olarak izleyebilir. Günlük sayfa adetleri yerinde mutabakatla onaylanır.
3. Aktif Evraka Kesintisiz Erişim (İş Sürekliliği)
Tarama süreci devam ederken acil ihtiyaç duyulan bir sözleşme veya hasta dosyası kurum dışına gitmediği için arşiv odasından dakikalar içinde fiziksel olarak çekilip kullanılabilir.
4. KVKK ve Sektörel Mevzuat Uyumluluğu
BDDK, SPK, Sağlık Bakanlığı veya Adalet Bakanlığı düzenlemelerine tabi kurumlar için verinin kurum sınırları içinde tutulması yasal bir zorunluluktur. Yerinde tarama bu zorunluluğu %100 karşılar.
5. Kurum İçi Sunucuya (On-Premise) Doğrudan Aktarım
Taranan belgeler internete veya buluta çıkmadan, yerel ağınız (LAN) üzerinden doğrudan kurum içi sunucunuzda çalışan Lisan Dijital Arşiv Sistemi'ne şifreli olarak yüklenir.
3. Hangi Sektörler ve Kurumlar İçin Yerinde Tarama Zorunludur?
Kurumsal tecrübemizde özellikle şu kurumlar evraklarının şirket dışına taşınmasına izin vermez ve yerinde tarama tercih eder:
Bankacılık & Finans
Kredi sözleşmeleri, imza sirküleri, teminat mektupları ve mevduat formları BDDK denetimi nedeniyle banka genel müdürlüğünde taranır.
Hastaneler & Sağlık Kuruluşları
Özel nitelikli kişisel sağlık verilerini içeren hasta dosyaları ve ameliyat raporları hastanenin arşiv katında taranır.
Hukuk Büroları & Noterler
Dava dosyaları, müvekkil gizlilik belgeleri ve mahkeme celpleri avukatlık ofisinde meslek sırrı korunarak taranır.
Holdingler & Büyük Sanayi Kuruluşları
Patentler, Ar-Ge çizimleri, yönetim kurulu karar defterleri ve insan kaynakları özlük dosyaları yerinde dijitalleştirilir.
4. 4 Aşamalı Yerinde Tarama Döngüsü
Lisan Dokümantasyon servis büro ekibi, kurumunuzdaki günlük çalışma düzenini aksatmadan şu planla ilerler:
Fiziksel Keşif ve Mobil Alan Kurulumu
Kurumunuzun tahsis ettiği güvenli bir odaya endüstriyel tarayıcılarımız, barkod yazıcılarımız ve kapalı devre ağa bağlı bilgisayarlarımız kurulur.
Ayıklama, Tasnif ve Zımmetsel Barkodlama
Evraklardaki zımba, tel ve ataçlar ayıklanır. Klasör ve dosya sırasını koruyan benzersiz QR barkodlar atanarak zimmet kaydı tutulur.
Endüstriyel Yüksek Hızlı Tarama & %100 Kontrol
Ultrasonik çift kağıt korumalı tarayıcılarımızla dakikada 280 sayfaya varan hızda, 300 DPI çözünürlükte çift taraflı tarama ve operatör kalite kontrolü icra edilir.
OCR İndeksleme ve Arşiv Yazılımına Aktarım
Belgeler aranabilir PDF/A formatına dönüştürülür. Meta veriler (fatura no, TC kimlik, tarih) indekslenerek sisteminize anında teslim edilir.
5. Yerinde (On-Site) vs Merkezde (Off-Site) Tarama
| Kriter | Yerinde (On-Site) Tarama | Merkezde (Off-Site) Tarama |
|---|---|---|
| Evrak Lokasyonu | Müşterinin Kendi Binasında | Lisan Servis Büro Tesislerinde |
| Güvenlik & Gizlilik Riski | Sıfır Nakliye Riski, Maksimum Denetim | GPS'li Kapalı Kasa Taşıma Güvencesi |
| Aktif Belgeye Erişim | Anında (Dakikalar İçinde) | Talep Üzerine Dijital Tarama İle |
| Kurum İçi Alan İhtiyacı | Orta (15-20 m² çalışma alanı gerektirir) | Sıfır (Kurumda alan kaplamaz) |
| Maliyet Seviyesi | Mobil ekip kurulum maliyeti içerir | Birim sayfa maliyeti daha ekonomiktir |
Hangi modelin kurumunuza uygun olduğunu belirlemek için maliyet simülatörümüzü kullanabilirsiniz:
Tarama Maliyetini HesaplayınIslak İmzalı Gizlilik Sözleşmesi (NDA) ve Güvenlik Güvencemiz
Yerinde gerçekleştirdiğimiz tüm projelerde, işe başlamadan önce hukuk biriminizin hazırladığı veya standart kurumsal şablonumuz olan çift taraflı ıslak imzalı Kurumsal Gizlilik Sözleşmesi (NDA) akdedilir.
- Tüm personelimiz güvenlik soruşturmasından geçmiş, adli sicil kaydı temiz, kadrolu Lisan Dokümantasyon personelleridir.
- Yerinde kullanılan tüm mobil bilgisayarlar kapalı devre çalıştırılır; harici USB, taşınabilir disk veya kişisel internet erişimi kısıtlanır.
- Tarama tamamlandığında geçici önbellekler askeri standartlarda (DoD 5220.22-M) kalıcı olarak sıfırlanır.
Yerinde Belge Tarama Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Fiziki Arşivinizi Kurumunuzda Güvenle Dijitalleştirelim
Lisan Dokümantasyon'un 15 yıllık sektör tecrübesi ve endüstriyel tarayıcı parkuruyla tanışın. Hemen yerinde keşif randevusu oluşturun.