Birçok işletme, şirket bünyesinde tutulan fiziksel arşivlerin aslında ne kadar büyük bir gider kalemi yarattığının farkında değildir. Sadece kağıt ve klasör masrafı gibi görünen bu alan, arka planda kira, zaman kaybı ve personel maliyeti olarak bütçenizi sömürmeye devam eder. Bu maliyetleri sıfırlamanın tek yolu, belgelerinizi güvenle dijital ortama aktarmaktır.

Fiziksel Arşivin Gizli Maliyetleri Nelerdir?

Kağıt ortamındaki arşivler şirketlere şu şekillerde yük olur:

• Kırtasiye ve Saklama: Çelik dolaplar, yüzlerce klasör ve her yıl artan kağıt maliyetleri.
• İş Gücü Kaybı: Personelinizin bir belgeyi bulmak için harcadığı saatler, verimliliği %20'lere kadar düşürebilir.
• Güvenlik ve Çevresel Riskler: Yangın ve su baskını risklerine karşı kurulan pahalı fiziksel güvenlik sistemleri.

Metrekare Başına Kira Kaybı

Özellikle büyük şehirlerdeki ofis kiraları göz önüne alındığında, ofisinizin %10 ila %20'sini cansız kağıtlara ayırmak büyük bir zarardır. Dijitalleştirmeye geçiş yapan şirketler, eski arşiv odalarını toplantı salonlarına veya yeni çalışma alanlarına dönüştürerek mekan verimliliklerini devasa oranda artırmaktadır.

Kendi Geliştirdiğimiz Dijital Arşiv Yazılımı ile Tanışın

Lisan Dokümantasyon olarak süreci sadece tarama işlemi ile sınırlı tutmuyoruz. Belgelerinizi dijitalleştirdikten sonra, kendi bünyemizde tamamen kurumunuza özel geliştirdiğimiz Dijital Arşiv Yazılımı içerisine entegre ediyoruz.

Geliştirdiğimiz bu yazılım sayesinde:

• Harici bir lisans ücreti ödemeden, kendi sunucularınızda veya güvenli bulutumuzda çalışabilirsiniz.
• Gelişmiş arama motoru ile milyonlarca sayfa içerisinden aradığınız kelimeyi saniyeler içinde bulursunuz.
• Personel yetkilendirmesi yaparak hangi departmanın hangi klasörleri görebileceğini yazılım üzerinden kısıtlayabilirsiniz.

Dönüşümün Şirketinize Kazançları

Arşivinizi Lisan Dokümantasyon'un donanım ve özel yazılım altyapısı ile dijitale taşımak, bir masraf değil, çok hızlı geri dönüşü olan bir yatırımdır (ROI). Evrak kayıpları son bulur, ofis alanınız genişler ve en önemlisi; ekibiniz asıl işine odaklanarak süreçlerinizi hızlandırır.