Belge Tarama Nedir ve Nasıl Yapılır?
Fiziksel evraklarınızı yüksek hızlı tarayıcılar ve OCR teknolojisiyle aranabilir dijital arşivlere dönüştürmenin eksiksiz adımları.
Lisan Dokümantasyon
Profesyonel Arşiv Yönetimiİçindekiler
Kısaca Belge Tarama Nedir? Adım Adım Belge Tarama Nasıl Yapılır? Kullanım Alanları ve Sektörler Kurumlara Sağladığı Faydalar Sıkça Sorulan Sorular (SSS)Kurumsal Arşiv Danışmanlığı
Arşivinizi dijitalleştirmek için uzman ekibimizden ücretsiz keşif ve maliyet teklifi alın.
Fiyat Teklifi İsteKısaca Belge Tarama Nedir?
Belge tarama (evrak tarama); kağıt, sözleşme, fatura, dosya ve teknik çizim gibi fiziksel belgelerin yüksek hızlı endüstriyel tarayıcılar aracılığıyla bilgisayar ortamına aktarılarak PDF, TIFF veya JPEG gibi güvenli dijital dosya formatlarına dönüştürülmesi işlemidir. Tarama sonrasında uygulanan OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle, taranan evraklar içinde kelime bazlı arama (Ctrl+F) yapılabilir hale gelir.
Evrak ve Belge Tarama Adım Adım Nasıl Yapılır?
Kurumsal bir dijitalleştirme projesinde belge tarama işlemi rastgele bir fotokopi çekimi değildir. Hukuki geçerlilik, yüksek kalite ve bilgiye anında erişim için 4 temel aşamada gerçekleştirilir:
Fiziksel Evrak Hazırlığı (Tasnif)
Belgeler tarayıcı besleyicisine girmeden önce zımba, ataş, tel ve plastik dosyalardan arındırılır. Yıpranmış kağıtlar onarılır ve klasör barkodlarıyla indeks düzenine göre sıralanır.
Yüksek Hızlı Endüstriyel Tarama
Dakikada 100-200 sayfa tarayabilen profesyonel çift taraflı (dublex) tarayıcılarla işlem yapılır. Standart arşiv için 300 DPI, renkli veya gri tonlama modunda optimum kalite/boyut dengesi sağlanır.
OCR ile Aranabilir PDF Yapma
Taranan evrak salt bir resim olmaktan çıkarılır. OCR (Optik Karakter Tanıma) katmanı uygulanarak belgenin içindeki tüm yazılar metne dökülür; kelime, TC kimlik, fatura no veya tarihle anında aranabilir (Searchable PDF) olur.
İndeksleme ve Arşiv Entegrasyonu
Dijital dosyalar üst veri (metadata) etiketleriyle kurumsal Dijital Arşiv Yazılımı sistemine aktarılır, yetkilendirmeler yapılır ve güvenli bulut/sunucularda yedeklenir.
Belge Tarama Hangi Alanlarda ve Sektörlerde Kullanılır?
Fiziksel kağıt sirkülasyonunun yoğun olduğu tüm sektörlerde belge tarama sistemleri iş akışlarını hızlandırır:
Sağlık ve Hastaneler
Hasta dosyaları, ameliyat epikrizleri ve tahlil arşivlerinin dijitalleştirilmesi.
Hukuk Büroları ve Noterler
Sözleşmeler, dava dosyaları ve vekaletnamelerin saniyeler içinde bulunması.
Mali Müşavirlik & Muhasebe
Gelen-giden faturalar, bordrolar, vergi beyannameleri ve denetim evrakları.
Kamu ve Belediyeler
İmar planları, ruhsat projeleri, vatandaş dilekçeleri ve encümen kararları.
Belge Taramanın Kurumlara Sağladığı 5 Somut Fayda
- %95 Zaman Tasarrufu: Klasörler arasında saatlerce dosya aramak yerine tek tıkla aradığınız faturaya veya sözleşmeye ulaşın.
- Fiziksel Arşiv Maliyetlerine Son: Şirketinizdeki pahalı ofis metrekarelerini arşiv odası olarak heba etmekten kurtulun.
- Maksimum Veri Güvenliği ve KVKK Uyumu: Yetkisiz personelin erişimini kısıtlayın, evrakların kim tarafından görüntülendiğini loglayın.
- Felaket Kurtarma (Disaster Recovery): Yangın, su baskını veya nem gibi fiziksel risklere karşı belgeleriniz bulutta daima güvende kalsın.
- Uzaktan Çalışma Desteği: Ofis dışında, seyahatte veya evden çalışırken tüm kurumsal belgelere mobil ve web üzerinden erişim sağlayın.
Belge Tarama ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Arşivinizi Dijitalleştirmeye Bugün Başlayın!
Lisan Dokümantasyon'un yerinde tarama (in-house) ve profesyonel dijitalleştirme hizmetleriyle evrak karmaşasına son verin.
Doğrudan Bilgi Alın
0216 807 05 76