Yıllarca birikmiş fiziksel belgelerin dijital ortama aktarılması, kurum içi alan kazanımı ve veriye hızlı erişim açısından mükemmel bir karardır. Ancak belge tarama hizmeti operasyonunun sorunsuz ilerlemesi, taranacak belgelerin fiziksel durumuna yakından bağlıdır.

Ön Hazırlık Neden Önemlidir?

Tarama cihazları çok hassas okuyuculara sahiptir. Belgelerin üzerindeki yabancı cisimler (zımba, ataş, yapışkan notlar) cihazlara zarar verebileceği gibi, tarama işleminin yavaşlamasına veya görüntü kalitesinin düşmesine neden olabilir. İyi bir hazırlık aşaması maliyetleri optimize eder ve kaliteyi artırır.

1. Zımba, Ataş ve Dosya Tellerinden Arındırma

Fiziksel belgelerdeki en büyük düşman zımba telleri ve ataşlardır. Taranacak sayfaların toplu halde hızlı tarayıcılara verilebilmesi için tamamen serbest olmaları gerekir. Dosya içi evrakların yırtılmadan tellerden dikkatlice temizlenmesi sürecin ilk ve en önemli adımıdır.

2. Hasarlı ve Kıvrık Sayfaları Düzenleme

Uzun süre klasörlerde bekleyen kağıtların uçları kıvrılabilir ya da neme maruz kalarak yapışabilir. Tarayıcıda sıkışmaları önlemek için buruşuk kağıtların elle hafifçe düzeltilmesi, yırtık sayfaların bantla çok ince bir şekilde onarılması ya da ayrı bir şeffaf dosya içine konarak taranması tavsiye edilir.

3. Ön Kategorizasyon ve Ayırıcı Sayfalar Kullanımı

Dijital ortamda aranabilirlik oluşturmak için tarama öncesi evrakların yıllara, departmanlara (Muhasebe, İK, Hukuk vb.) veya fatura/sözleşme türlerine göre klasör bazında tasnif edilmesi çok önemlidir. Ayrıca klasör geçişleri arasına barkodlu ayırıcı sayfalar (separator) koymak, dijital indeksleme ve tasnifi son derece kolaylaştırır.

Bu Zorlu İşle Uğraşmak İstemiyor Musunuz? Bize Bırakın!

Tüm bu ayıklama, tasnif ve düzeltme işlemleri kurumunuzdaki operasyon ekipleri için ciddi bir yük olabilir. Lisan Dokümantasyon olarak, anahtar teslim dijital arşiv çözümleri sunuyoruz. Ekibimiz, klasörlerinizi alarak kendi tesisimizde veya yerinde tüm ataş, zımba ayıklama aşamalarından barkodlama ve indekslemeye kadar her işlemi gerçekleştirir.